I XXL er det like lett for 18-årige deltidshjelper som for rutinerte kremmere å bruke Seebrite BI til å forbedre kundeopplevelser og omsetning. Etter introduksjonen av business intelligence-løsningen måtte mannen som tidligere jonglerte tunge Excel-regneark finne seg andre arbeidsoppgaver.

Hva syns han om det? – Det er helt ålreit, sier Morten Fuglum. Sammen med IT-sjefen tok controlleren initiativ til å overflødiggjøre litt av seg selv. Da hadde han servert daglige styringsdata i regneark til sine kolleger i nærmere 15 år, også i weekender og ferier.

Analyse fremfor innsamling
– I en hverdag med stadig nye brukere, ekspanderende handel og vareutvalg med ditto feilkilder gikk det med mer og mer tid til å sette sammen regnearkene. Som controller ville jeg heller analysere tallene enn å sette dem sammen, forklarer Fuglum

Som så mange andre controllere, er han naturligvis i stuss over at andre ikke ser samme skjønnhet i flotte regneark med masse makroer som ham selv.

– Vi hadde systemer som kunne analysere det meste, men ikke akkurat ved noen få, enkle tastetrykk. Det er langt kjekkere nå med automatisert innsamling, sammenstilling og presentasjon av data, erkjenner han.

XXL sin forretningsidé er; stort utvalg, kjente merkevarer og lave priser. For å realisere idéen bruker man ikke penger i hytt og pine på datasystemer, må vite. Men, da det ble gjort andre endringer i IT-systemer, var anledningen god for også ta investeringen i moderne business intelligence.

– Neppe noen som angrer på dét, sier han.

Showcase på effektiv leveranse
Leveransen ble ganske standard. Det innebærer sammenstilling av data fra flere kilder i datavarehus og kube, tilretteleggelse og beregning av nøkkeltall, visualisering i Seebrite BI og rapporter for brukere på alle nivåer og i forskjellige funksjoner. Hele organisasjonen fikk gi innspill.

– Uten at jeg har erfaring fra tilsvarende, så må denne implementeringen ha gått veldig smidig. September BI sin retailforståelse har åpenbart bidratt til dette. Tilgjengeligheten til nøkkelkonsulentene var dessuten nede i ett kvarter. Etter én måneds hardt arbeid var vi oppe.

Nytt og større detaljnivå
Strengen til Excel ble kuttet tvert etter noen dager da brukerne så at de fikk like gode data og enda mer til.

– Vi har et detaljnivå i popup-menyer og tabeller som vi ikke hadde tidligere. Brukerne kan gå mye mer i dybden.

Hvem er brukerne? Fuglum sjekker og slår fast at de i antall var 900 i forrige måned. Brukere i butikken er selgere, avdelingsledere og butikksjefer. Ved hovedkontoret inkluderer brukerne innkjøpere, salg, markedsføring, økonomistyring og ledelse.

Verktøyet gir oversikt over utvikling over tid som grunnlag for beslutninger og prognoser. Varehusene kan dessuten sammenligne seg med hverandre, både for å lære og konkurrere.

Praktisk verktøy
Men, bruken er også veldig praktisk rettet. Markedssjefer kan følge med på hvor mange de klarer å trekke til butikkene. Innkjøpere følger omsetningen av sine produkter. Salgssjefer følger salget av deres varer i de forskjellige butikkene og kan iverksette konkrete tiltak for å skape bedre prestasjoner.

– Seebrite BI handler for oss om å følge med og ta affære. Hva skjer når det begynner å snø? Vi kikker i historikken og frem ved kassa kommer ullsokker. Hvorfor er lønnsomheten på sko bedre i en butikk enn i en annen? Nå kan vi enkelt drille oss ned til sko, skogrupper, finne frem til skoene som ikke bidrar godt nok og justere, sier han.
– Kort og godt har vi fått et verktøy for å forbedre resultatene.

Tar BI med i ny jobb
Seebrite BI frigjorde 30-40 prosent av Fuglums egen arbeidstid. Parallelt med implementeringen av systemet åpnet det seg en ny stilling internt for ham som innkjøpskontroller. Han kunne neppe tatt jobben med det store regneark-ansvaret hengende over seg, men nå var situasjonen enklere.

– Jeg hadde ikke lyst til å gi slipp på business intelligence-arbeidet, så jeg har fått lov til å ta med meg ansvaret for dette videre i den nye jobben.