Gjennom business intelligence har VITA fått ett felles holdepunkt å styre hele virksomheten ut i fra. – Det er viktig for organisasjonen som helhet, butikklederne og hver enkelt avdeling, sier Kristine R. Nilsen som leder butikkdriften.

Tall. Mye kan være kvalitativt og variere her i verden, men tall er og blir tall, og alltid til å stole på.

Eller er det egentlig slik?

– Tidligere hadde vi ulike IT-systemer som brukte forskjellige kilder for informasjon. Du skal ikke jobbe deg langt inn i slike systemer før du må gjøre noen forutsetninger og sette visse variabler. Slikt er vanskelig å gjøre likt i flere systemer parallelt. Dermed oppstår avvik. Det skal ikke så mange avvik til før du begynner å stusse på systemene og beslutningsgrunnlaget, forteller Nilsen.

Blinde uten
Hun er ”head of retail operations” som innebærer det daglige ansvaret for driften av over 200 butikker og dermed også for topplinjen. Riktignok har VITA fire butikker i Sverige, men først og fremst er VITA-kjeden i Norge. Kjeden driver etter franchiseprinsippet og er organisert med kjedene VITA og VITA Exclusive. I sistnevnte finner du et sortiment som dekker prestisjemerker som Dior og Channel.

Organisasjonen er komplett med funksjoner for markedsføring, økonomi, HR, logistikk, butikkdrift, kundeklubb- og ecommercevirksomheteten Club VITA og naturligvis daglig leder.

– Uten dette verktøyet er vi blinde. Du må vite hvor du er for å kunne finne ut hvor du skal. Oppdatert og helhetlig beslutningsgrunnlag er alfa og omega, ikke minst for å etablere felles mål på tvers av hele organisasjonen og stake ut kursen videre for å nå disse, sier hun.

”VITA Innsikt”
September BI har utviklet portalen; VITA Innsikt. Franchisetakerne, regionssjefene og de ulike funksjonene på hovedkontoret har alle sitt eget dashboard. Nilsen er ikke alene om å starte dagen med å studere tallmaterialet som er blitt oppdatert over natten.

I det denne reportasjen skrives, er organisasjonen på vei videre til en oppdatering av data i sanntid fra alle butikker.

– Det blir enda bedre, sier Nilsen og gleder seg. – Men, fortsatt vil nok regionsjefene gjøre som i dag – gå inn om morgenen, studere gårsdagen og bruke grunnlaget i oppfølgingen av butikkene.
– Innsikt-løsningen er et lederverktøy. Like viktig som å veilede i hvordan virksomheten kan justeres, er det å bruke grunnlaget for å gi ros og forsterke gode tiltak og utvikling.

Hver rolle får presentert sine nøkkeltall/KPI-er på en enkel og oversiktlig måte. Derfra har de en mengde muligheter for å dykke videre ned i tallene. Noe av det fine med business intelligence-løsningene fra September BI, er at det er lett å finne frem og blir rett og slett litt moro å skaffe seg oversikt.

Finner svar
Ikke minst er det viktig å studere de langsiktige trendene og forskjeller mellom de ulike butikkene. Hva er bakgrunnen? Er det noe den ene aktøren gjør bedre eller dårligere enn den andre? Kan vi lære av hverandre? er problemstillinger som VITA Innsikt bidrar til å gis varene på.

– I butikkdriften har vi fått et godt verktøy for å korrigere atferd. Franchisetakerne har mulighet til å analysere egen butikk mot andre de vil måle seg mot, og de kan gjøre dette når det passer for dem, og ikke bare når de står i butikkens kassasystem slik det har vært til nå.

Club VITA og leverandørsamarbeid
Medlemsklubben Club VITA har vært et riktig vellykket tiltak. Brukertallet passerte 600 000 etter rundt ett års drift. Klubben gir godt datagrunnlag på kjøpshistorikk og gjør det blant annet mulig å kjøre segmentrettede eDM-kampanjer til medlemmene – kampanjer som business intelligence-løsningen bidrar til å spore effekten av i form av nettsalg og kampanjerelatert omsetning i butikkene.

Også leverandører kan få mulighet til å logge seg på en Seebrite-portal og analysere omsetningen og lagerbeholdning av produktene sine ute i butikkene.

– Det bidrar til et nærere og enda mer fruktbart samarbeid mellom oss og leverandørene, avslutter hun.